السياسات

مادة (١) أحكام عامة

• مدير الإدارة المالية ليس من صلاحيته أن يعطي سلفاً لأي كان من الموظفين إلا على أن يتم إعداد سندات صرف بقرار من صاحب الصلاحية أو من ينوب عنه، وكما أن أي سلفة مصروفة بأوراق عادية دون ان بذلك على حساب المستلف، يحرر بها سند يعتبر المحاسب مسؤولاً عنها ويحاسب إدارياً على ذلك.
• مدير الإدارة المالية هو المسؤول عن متابعة تسديد السلف في مواعيدها، وعليه أن يعلـم المدير العام التنفيذي خطيـاً عـن كل تأخيـر يرغب فيه الموظف ومـا يترتب عليـه مـن إعادة الجدولة.
• العهد النقدية لا يجور الصرف من مبالغها كسلفة شخصية لأي من موظفي الجمعية، ويكون الموظف المسؤول عن العهدة هو المسؤول إدارياً إن خالف ذلك.

المقبوضات

المقبوضات النقدية

مادة (٢) توريد النقدية للحزينة

• يقوم المحاسب بتحرير أوامر قبض النقدية للخزينة (حسب إجراءات الجمعية كما يوضح التوجيه المحاسبي في ذلك)، وأن يوقع عليها مدير الإدارة المالية الخاص بالمبلغ.
• يحرر المحاسب إيصالاً بالمبلغ المستلم موقعاً عليه منه ومن مدير الإدارة المالية بما يفيد توريده للمبلغ، على أن تكون هذه الإيصالات متسلسلة، ومن أصل وصورتين.
• يقوم المحاسب بالمراجعة اليومية لأعمال الخزينة خاصة الجرد الفعلي للرصيد، ويوقع بصحة الجرد على سجل الخزينة اليومي أو ما تكشف له، الخزينة اليومي من ملاحظات إن وجدت.

مادة (3) سياسات المبالغ النقدية في الخزينة

• يحدد الحد الأقصى للمبالغ النقدية التي يُحتفظ بها في خزينة الجمعية بمعرفة المديـر العـام التنفيذي، أو رئيس مجلس الإدارة، أو من يفوضه وحسب الحاجة إليه.
• يعتبر المحاسب مسؤولاً عما بعهدته من نقد أو شيكات أو أوراق ذات قيمة، كما على المحاسب توريد ما يزيد عن الرصيد النقدي والشيكات الواردة للخزينة في حساب الجمعية بالبنك في اليوم التالي على الأكثر وإرسال إشعار الإيداع للمدير، وفي الحالات التي يتعذر فيها إبداع المبالغ الزائدة أو الشيكات الإدارة المالية بالبنوك لأي سبب كان لا بد من إخطار مدير الإدارة المالية بذلك.

مادة (4) متابعة حقوق الجمعية

• إن على المحاسب متابعـة حقوق الجمعيـة فـي أوقـات استحقاقها وإعداد التقارير لمدير الإدارة المالية عن أي حقوق استحقت وتعذر تحصيلها لاتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها، وكما لا يجوز التنازل عن أي حق من حقوق الجمعية يتعذر تحصيله إلا بعد اتخاذ وكما يمكن بقرار من صاحب الصلاحية إعدام الديون كافة الوسائل اللازمة لتحصيله المستحقة للجمعية والتي لم تحصل بعد استنفاد كافة الوسائل الممكنة للتحصيل.

مادة (5) الشيكات الواردة

• تحول الشيكات الواردة إلى الإدارة المالية حيث يقوم المحاسب بالمراجعة والتحقق من صحة المبلغ وتبعيته ومن ثم توجيهه إلى جهة الإبداع البنكي.
• يقوم المحاسب بإعداد كشف الإبداع البنكي حسب توجيه مدير الإدارة المالية ويتابع، والاحتفاظ بصورة من الشيك وكشف الإيداع وإرسال الأصول إلى البنك الأمر عند ورود نسخة كشف إيداع بنكي موقعة ومختومة من البنك تفيد بإتمام العملية.

مصادر التمويل

مسؤولية توفير السيولة

مادة (6) توفير السيولة

• المديـر العـام هو المسؤول عن توفير السيولة اللازمة لمواجهة مدفوعات الجمعية الجارية والرأسمالية كما هو معتمد في الموازنة التقديرية مع تجنب تعطيل السيولة الفائضة بدون الاستفادة منها.
• الأمين العام هو من عليه البحث عن مصادر التمويل المختلفة وإجراء المقارنة اللازمة لاختيار المصدر الأفضل بناء على توجيهات مجلس الإدارة الذي له الحق في اعتماد الوسيلة المناسبة للتمويل.

الاحتياطات

مادة (7) الاحتياطات

• تشكل الاحتياطيات سنوياً بقرار من مجلس الإدارة ويتم الصرف من الاحتياطيات النقدية للجمعية وفقاً للائحة الصلاحيات المالية والإدارية المعتمدة للجمعية.

التأمينات والضمانات

مادة (8) اقسام التأمينات أو الضمانات

• تأمينات أو ضمانات للغير: وتشمل المبالغ النقدية وخطابات الضمان الصادرة عن المصارف وما في حكمها والكفالات والاقتطاعات المقدمة من الغير كتأمين عن عقود أو ارتباطات يلتزم بتنفيذها تجاه الجمعية.
• تأمينـات أو ضمانات لدى الغير: وتشمل المبالغ النقدية وخطابات الضمان الصادرة عن المصارف وما في حكمها أو الكفالات أو الاقتطاعات المقدمة من الجمعية للغير كتأمين عن عقود او ارتباطات له.

مادة (9) سجل التأمينات أو الضمانات

• تسوى التأمينات أو الضمانات المقدمة أو المودعة من الغير وفق الأحكام التعاقدية وبعد موافقة ، الخاصة بها كما ترد إلى أصحابها إذا زال السبب الذي قدمت من أجله صاحب الصلاحية أو من يفوضه بذلك.
• تسجل التأمينات لدى الغير على الجهات المستفيدة منها على أن تسترد كليا أو جزئياً وفق أحكام العقود المبرمة لهذا الغرض أو زوال الأسباب التي قدمت من أجلهـا

مادة (10) اعتماد تقديم الخدمات

• إن اعتماد عقود يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المتبعة وطبقاً للإجراءات المنصوص عليها في الأنظمة الداخلية للجمعية، ويعتبر رؤساء الإدارات المعنية بهذه الأعمال والخدمات مسؤولين عن صحة تنفيذ هذه العقود.

مادة (11) تجديد عقود الخدمات

يجوز تجديد عقود الخدمات لمدة لا تتجاوز السنة وبذات الشروط المنصوص عليها في العقود المنتهية إذا توفرت فيها الشروط الآتية:

• أن يكون المتعهد قام التزاماته على وجه مرضي في مدة العقد السابقة على التجديد.
• ألا يكون قد طرأ انخفاض واضح على فئات الأسعار أو الأجور موضوع العقد.

التبرعات والهدايا

مادة (12) التبرعات

• إن من صلاحيات الأمين العام التبرع لإحدى الجهات العاملة في البر أو الأعمال الخيرية أو خدمة المجتمع أو النشاط العلمي أو الثقافي أو الاجتماعي أو الرياضي وبموافقة اللجنة التنفيذية.

مادة (13) الهدايا

• يحق للمدير العام التنفيذي تقديم الهدايا العينية للغير باسم الجمعية بما لا يتجاوز خمسمائة ريال لكل حالة وعلى أن لا يتجاوز إجمالي الهدايا المقدمة خلال السنة المالية عن عشرة آلاف ريال ويجب الخصول على موافقة اللجنة التنفيذية على هذه المبالغ.

قبول الهدايا أو التبرعات من الغير

مادة (١٣) قبول التبرعات والهدايا

• لا يحق قبول التبرعات أو الهدايا العينية أو النقدية المقدمة للموظف في الجمعية بصفته الشخصية أو بصفته الوظيفية أو المقدمة للجمعية كشخصية اعتبارية أو أحد إداراتها، ويعتبر الموظف الذي يقبل مثل هذه التبرعات بدون موافقة خطية من الأمين العام على تلك الهدايا مخالفاً لأنظمة الجمعية ويخضع حينها للمساءلة.

أولاً/ تمهيد

سعياً من جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف لتنظيم علاقتها بجميع الأطراف الذين معها والمستفيدين من خدماتها من داعمين ومتطوعين ومدعوين وخلافه، بما يكفل حقوق الجمعية وكافة هذه الأطراف، وتشكل أنظمة العمل والعقود المصدر الأساس في تحديد حقوق وواجبات المتعاقدين وطريقة أدائها وإثبات التقصير في الأداء وحدود المسؤولية وطريقة تسوية الخلافات التي قد تنشأ عند التقيد بما يكفل حماية كل الأطراف.

ثانياً/ الهدف العام

تقديم دعوة لكافة شرائح المجتمع ذات سرعة وجودة عالية وإنجاز معاملات من يتعامل مع الجمعية في الوقت المحدد والعمل على التحسين والتطوير المستمر.

ثالثاً/ الأهداف التفصيلية

1. تقدير حاجة المستفيدين وكافة الفئات المستهدفة من الجمعية وذلك لتسهيل إجراءات تقديم هذه الاحتياجات بالوقت المناسب.
2. استخدام التقنية في تقديم الخدمات بأحدث الأساليب.
3. تقديم المعلومات والاجابة بشكل ملائم بما يتناسب مع المستفيدين والاجابة على استفساراتهم من خلال عدة قنوات.
4. تقديم الخدمات للمستفيدين في إطار نطاق الجمعية في مواقعهم.
5. التركيز على عملية قياس رضا المستفيد كوسيلة لرفع الجودة والتحسين المستمر.
6. زيادة الثقة وانتماء المستفيدين بالجمعية من خلال بناء أفضل المعايير.

رابعاً/ الممارسات في تقديم الخدمة للمستفيدين عن طريق ما يلي

1. تصحيح المفاهيم السائدة لدى متلقي خدمات الجمعية عن الجمعية.
2. تكوين انطباعات وقناعات إيجابية جديدة نحو الجمعية وما تقدم من خدمات.
3. نشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيدين والتشجيع على ذلك والتأكيد لهم بأن التقييم أداة لتطوير العمل.
4. نشر ثقافة جودة الخدمة بين جميع العاملين بالجمعية.

خامساً/ القنوات المستخدمة للتواصل مع المستفيد

1. المقابلة من خلال زيارة الجمعية.
2. الاتصالات الهاتفية.
3. رسائل التواصل الاجتماعي عبر حسابات الجمعية على الانترنت.
4. الخطابات.
5. المتطوعون في الجمعية.

سادساً/ الأدوات المتاحة للتعامل من قبل الموظفين للتعامل مع المستفيد

1. اللائحة الأساسية للجمعية.
2. الجداول المعتمدة من الجهات المختصة بالأنشطة التي ستنفذ.
3. التواصل مع الدعاة والمترجمين للجمعية من خلال تزويد طالبي الخدمة بجوالاتهم وأوقات عملهم.
4. التعامل مع المستفيد وطالب الخدمات في موقع الجمعية على شبكة الانترنت.
5. استقبال المستفيد بلباقة واحترام والاجابة على جميع استفساراتهم.
6. في حالة رغبة مقابلة أحد المترجمين للجاليات التواصل مع المترجم وأخذ الموعد المناسب والتنسيق للتواصل الموثق.
7. في حالة عدم معرفة الموظف بطريقة تلبية احتياج المستفيد التنسيق مع المسؤول المناسب في الجمعية لاستقباله وتلبية طلبه.
8. تقديم الخدمة اللازمة.

أولاً/ تمهيد

الاصل في الجهات الخيرية قيامها على المتطوعين في مواردها المالية والبشرية لتوسيع دائرة أعمالها ونظراً لحب المجتمع للعمل التطوعي ولإتاحة الفرصة لكل من يرغب في التطوع بالجمعية وتماشياً مع رؤية المملكة 3020 تم وضع هذه الآلية للتطوع لجمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف.

ثانياً/ آلية التسجيل

• التسجيل في منصة العمل التطوعي.
• التسجيل في نموذج التطوع في موقع الجمعية.
• الحضور إلى الجمعية وتعبئة عقد التطوع.

ثالثاً/ سياسة تضارب المصالح الأساسية, وسياسة المعايير الأخلاقية

هناك سياستان في المكتب تم وضعهما واعتمادهما، السياسة الأولى لتضارب المصالح، والسياسة الثانية للمعايير الأخلاقية للعاملين بالجمعية، وهاتان السياستان تنطبقان على من يتطوع للعمل بالجمعية، وسيتم اطلاع من يرغب التطوع في الجمعية عليها وأخذ توقيعه بالعلم.

رابعاً/ احتساب ساعات التطوع واصدار الشهادات التطوعية

يتم احتساب ساعات التطوع على حسب ساعات التطوع الفعلية في برامج الجمعية سواء كان العمل الذي يتطوع فيه ميدانياً أو داخل الجمعية، كما سيتم إدخال ساعات التطوع في منصة العمل التطوعي لمن سجلوا في المنصة.

خامساً/ واجبات المتطوع

1. الالتزام بالضوابط والتعليمات المتعلقة بإشراك المتطوعين سواء من الجمعية أو من الجهة الإشرافية التشريعية والمبنية وفقا لمبادئ الشريعة القائمة على الكتاب والسنة والمشتملة على الاحترام والتقدير المتبادل بين كافة الأطراف.
2. التحلي بالصدق وحسن النوايا والنظر إلى مصلحة الجمعية والمجتمع.
3. الالتزام بإنجاز المهام التطوعية بأمانة ونزاهة وفق مقتضيات العمل التطوعي ومبادئه وأهدافه ووفق اللوائح والأنظمة ذات الصلة.
4. الالتزام بالمحافظة على مواد وأدوات وعهد الجمعية وتسليم أي شيء استلمه من الجمعية عند نهاية تطوعه.
5. الالتزام بالمحافظة على أسرار الجمعية حتى بعد انتهاء العمل التطوعي مع الجمعية.
6. الالتزام بالامتناع عن إعطاء أي تعهد أو التزام نيابة عن الجمعية دون الرجوع إلى الجمعية وأخذ أذن مكتوب بذلك.
7. الالتزام بعدم الإدلاء أو التصريح بأية معلومات لأي وسيلة إعلامية دون الحصول على إذن من إدارة الجمعية.
8. عدم استخدام موارد الجمعية لأغراض شخصية.
9. عدم تلقي أو الحصول على هدية أو خدمة أو عطايا باستثناء الحالات التي  تمليها قواعد وأعراف الضيافة واللباقة.
10. الاتصاف بالمسؤولية واللباقة في كل التصرفات والأقوال والالتزام بالخطة المعمولة والرجوع لمدير التطوع اذا احتيج لتغيير في الخطة.
11. الحرص على الظهور بمظهر مناسب ومتماشي مع أصول الذوق العام وطبيعة وخصوصية الجهة في جميع الأوقات والمناسبات.
12. عدم التمييز في تقديم خدمة التطوع للمستفيد على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو غيره من الاعتبارات.
13. التواصل الفعال مع زملاء العمل التطوعي والمستفيدين وتقديم الدعم اللازم.

سادساً/ حقوق المتطوع

1. تلتزم الجمعية بحفظ حقوق المتطوع وكرامته بكل احترام وتقدير من قبل جميع العاملين بالجمعية.
2. تلتزم الجمعية بتحمل كافة المصاريف المالية المترتبة على تكلفة التطوع عند تكليف المتطوع بمهام تتطلب صرف مبالغ.
3. حماية البيانات الشخصية للمتطوع.
4. تزويد المتطوع بتوصيف واضح للدور والمهام المطلوبة منه ومدة التنفيذ وصفته والمسؤول الذي يستطيع الرجوع إليه عند الحاجة.
5. تسجيل الساعات التطوعية.
6. شهادة تطوع باسم الجمعية للمتطوع موضحاً بها ساعات التطوع والعمل الذي تطوع به.

سابعاً/ إنهاء خدمات المتطوع

• انتهاء مدة التطوع المتفق عليها.
• عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف.
• عدم إنجاز المتطوع للمهام الموكلة إليه.
• إضرار المتطوع بمصالح الجمعية.

ثامناً/ معايير اختيار المتطوع

1. حسن السيرة والسلوك.
2. الرغبة والقدرة على تأدية العمل التطوعي المطلوب.
3. أن يكون المتطوع قد سجل بإحدى الطرق المحددة أعلاه في هذه الجمعية.

أولاً/ تمهيد

1. تحترم جمعية الدعوة خصوصية كل شخص يعمل لصالحها وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اختصاصها إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسته لأي أنشطة اجتماعية أو تجارية أو خلافه قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته وولائه للجمعية مما قد ينشأ عنه تعارض في المصالح.
2. الجمعية تؤمن بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي وتأتي سياسة تعارض المصالح لتعزيز تلك الثقة وحمايتها من أي تأثير للمصالح الشخصية أو المهنية أو المالية لأي شخص يعمل لصالح الجهة على أداء دوره في الجمعية أو أن يتحصل على مكاسب على حساب عمله بالجمعية.

ثانياً/ نطاق وأهداف السياسة

1. مع الالتزام وعدم مخالفة التشريعات القانونية المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح ونظام الجمعيات الأهلية ولائحته التنفيذية واللائحة الاساسية للجمعية تأتي هذه السياسة استكمالاً لها ولا تحل محلها.
2. تنطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ويشمل أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وجميع الموظفين والمتطوعين في الجمعية.
3. يشمل تعارض المصالح ما يتعلق بالأشخاص المذكورين في النقطة أعلاه ومصالح أي شخص تكون له علاقة شخصية بهم ويشمل هؤلاء الزوجة والأبناء والوالدين والأشقاء أو غيرهم من أفراد العائلة.
4. تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواءً كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
5. تضمّن الجمعية العقود التي تبرمها مع مستشاريها الخارجيين نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع هذه السياسة.
6. تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الافصاح.

ثالثاً/ مسؤوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بهذه السياسة

1. إدارة تعارض المصالح أحد اختصاصات رئيس مجلس الإدارة ونائبه.
2. يجوز للمجلس تكوين لجان للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع ضمان استقلالية هذه اللجان.
3. لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس الإدارة فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء لمجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية أن الحالة تنطوي على تعارض مصالح.
4. لمجلس الإدارة أن يقرر بشان كل حالة على حدة تتعلق بالأعضاء هل تعتبر تعارض مصالح لأن التعارض قد ينشأ عرضاً أحياناً في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة والذي قد ينشأ عند قيامه بواجبه في التصرف الموافق لمصلحة الجمعية.
5. عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة "تعارض مصالح" يلزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها المجلس.
6. لمجلس الإدارة صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ورفع القضايا الجنائية الحقوقية للمطالبة بالأضرار التي تنجم عن عدم الالتزام بهذه السياسة بما لا يتعارض مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.

رابعاً/ حالات تعارض المصالح

1. لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية قيام تعارض مصالح بين الطرفين ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يُطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً أو يتخذ قراراً أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية وتكون لديه في نفس الوقت مصلحة بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه والتصرف المطلوب أو يكون لديه التزام لطرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا التصرف إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك السرية وإساءة استعمال الثقة وتحقيق مكاسب شخصية وزعزعة الولاء للجمعية.
2. تضع هذه السياسة أمثلة لعدد من المواقف والسلوكيات إلا أنها قد لا تغطي جميع المواقف المحتملة ولذا على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء نفسه بما يتماشى مع هذه السياسة وعدم مخالفتها ومن الأمثلة:

• قد ينشأ التعارض في المصالح في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو لجنة من لجان الجمعية أو موظفاً بالجمعية مشاركاً وله صلة بأي نشاط أو له مصلحة شخصية على موضوعية قرار ذلك العضو أو الموظف أو قد يؤثر بشكل أو بآخر على عضويته تجاه الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار الإدارة التنفيذيين يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موضعه ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستقطاعات المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم.
• قد ينشأ التعارض في المصالح عند ارتباط من يعمل لصالح الجهة في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
• الهدايا والاكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف بالجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
• الاستثمارات والملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تنقل خدمات مالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية.
• إفشاء الأسرار وإعطاء المعلومات التي تُعد ملكاً خاصاً للجمعية والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ولو بعد ترك الخدمة.
• قبول أحد الأقارب الهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض مصالح وتسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد افراد عائلته من جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
• قيام أي جهة تتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.
• استخدام أصول ممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أن يُظهر تعارض المصالح فعلياً أو محتملاً كاستغلال أوقات دوام الجمعية أو موظفيها أو منافعها لغير مصلحة الجمعية وأهدافها أو استخدام المعلومات الموجودة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية أو عائلية أو أي مصالح أخرى.

خامساً/ الالتزامات

على كل من يعمل لصالح الجمعية ما يلي :

1. الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجهة.
2. الالتزام بتحقيق العدالة والنزاهة والمسئولية والأمانة وعدم المحاباة والواسطة أو تقديم مصلحة الآخرين على مصالح الجمعية.
3. تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض المصالح أو توحي بذلك وتعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح على المصالح سنوياً.
4. الإفصاح لرئيسه المباشر عن حالة تعارض مصالح أو شبه تعارض مصالح أينما وجدت.
5. الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
6. تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض مصالح في حالة وجود طلب من الجمعية بذلك.

سادساً/ متطلبات الإفصاح

يتعيّن على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية:

1. عند احتواء تعارض فعلي أو محتمل للمصالح والحصول على موافقتها.
2. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها أو ارتباطات شخصية لهم مع جهة أو مؤسسة خارجية سواء كانت داخل المملكة أو خارجها.
3. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أي حصص ملكية لهم في المؤسسات الخاصة ولها تعامل مع الجمعية.
4. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذيين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أفراد اسرهم (الوالدين، الزوجة، والابناء) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
5. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذيين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محتمل في المصالح وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل المجلس واتخاذ القرار في ذلك.
6. عند انتقال الموظف إلى وظيفة ثانية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض مصالح يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح خلال ثلاثين يوماً من تعيينه في الوظيفة.
7. يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة واللائحة الأساسية للجمعية.

سابعاً/ تقارير الإفصاح

1. تودع نماذج الإفصاح لمجلس الإدارة لدى المشرف المالي و تُحفظ في ملف مستقل.
2. تودع جميع نماذج إفصاح الموظفين والمتطوعين مع الجمعية لدى المشرف المالي و تُحفظ في ملف مستقل.
3. يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً إضافياً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس حال طلب رئيس المجلس ويُضمّن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يُقدم للجمعية العمومية.
4. تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يوضح بتفصيل الأعمال والعقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
5. حيث أن هذه السياسة تعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها لا يجوز مخالفة أحكامها والالتزام بها.

أولاً/ تمهيد

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات لجمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف على مجلس الإدارة وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق أثناء العمل وممارسته، وواجباتهم ومسؤولياتهم، وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفات أو خطر جدي أو محتمل  قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب، كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعات قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسئولياتهم، والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها، وتهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح هذه الجمعية للإبلاغ عن أي مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الامر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

ثانياً/ نطاق السياسة

تنطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية:

1. أعضاء مجلس الإدارة.
2. الموظفون التنفيذيون.
3. المتطوعون.
4. المشاركون.
5. المانحون والمتبرعون.

ثالثاً/ المخالفات

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الاخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية، أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة وسلامة البيئة، وتشمل المخالفات التي يتوجب الابلاغ عنها على سبيل المثال الا الحصر ما يلي:

• السلوك الغير قانوني بما في ذلك الرشوة والفساد وسوء التصرف.
• الادعاءات الكاذبة كادعاء النفقات الكاذبة أو إساءة استخدام الأشياء القيّمة (عملية غسيل الأموال أو دعم الجهات المشبوهة).
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح مثل استخدام شخص لمنصبه في الجمعية لتعزيز مصلحته الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية.
• الاحتيال وإخفاء وإضافة أو إتلاف الوثائق الرسمية.
• الجرائم الجنائية المرتكبة أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أياً كان نوعها.
• عدم الالتزام بالسياسة والأنظمة والقواعد للرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
• الحصول على منافع أو مكافئات غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
• التلاعب بالبيانات المحاسبية.
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
• سوء استخدام الصلاحيات والسلطات القانونية.
• التستر والصمت فيما يتعلق بالمسائل المذكورة أعلاه.

رابعاً/ الضمانات

1. تهدف هذه السياسة لإتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أي مخالفات وضمان عدم تعرضه للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك، وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته ومنصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية، ولا أي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أي مخالفة شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ متطلبات اشتباه صادقة ومعقولة ولا يهم اذا اتضح بعد ذلك أنه مخطئ.
2. من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلّغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، مالم ينص النظام على خلاف ذلك، وسيتم بموجب ذلك بذل الممكن للمحافظة على كتمان سره وهويته، ولكن في حالات معينة تستوجب التعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، وفيها على سبيل المثال تقديم شهادته أمام المحكمة، كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي شخص آخر، ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ، كما تنص السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

خامساً/ إجراءات الإبلاغ عن المخالفات

• يفضل الإبلاغ عن المخالفات بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الاجراءات المناسبة في حينه.
• على الرغم من أنه لا يتطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات إنه تقدم بالبلاغ بحسن نية.
• يتم تقديم البلاغ مباشرة لرئيس مجلس الإدارة أو عن طريق البريد الإلكتروني للجمعية مع تعبئة النموذج الورقي المرفق بالدليل والموجود على الموقع الالكتروني.
• معالجة الإبلاغ.
• يعتمد الإجراء على حسب نوع المخالفة المبلغ عنها ويتم اتباع الخطوات التالية:

1. يقوم رئيس المجلس أو نائبه أو المدير التنفيذي باستلام البلاغ وإبلاغ رئيس المجلس في حال كونه لم يقدم للرئيس خلال أسبوع من الاستلام.
2. يتم مراجعة الإبلاغ وتحديد هل يحتاج إلى تحقيق والطريقة المناسبة للتعامل معه.
3. يتم تزويد المبلّغ بإشعار استلام ورقم التواصل.
4. اذا تبيّن أن البلاغ غير مبرر أو أن الخطأ بسيط وبحسن نية ويمكن تصحيحه فان رئيس المجلس يتخذ القرار وقراره يعد نهائياً مالم تقدم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
5. اذا تم تشكيل لجنة للتحقيق، فترفع اللجنة قرارها لرئيس المجلس أو نائبه في حالة تفويضه من قبل الرئيس بالنيابة والتصديق على التوصية.
6. يتم تحديد الاجراءات التأديبية على المخالفات وفق نظام الجمعية الداخلي.
7. متى ما كان ممكناً يتم تزويد مقدم البلاغ بمعطيات التحقيق وما تم من إجراءات ومع ذلك لا يجوز إعلامه بالإجراءات التأديبية أو غيرها ما قد يترتب عليه إفشاء أسرار الجمعية تجاه شخص آخر.
8. تلتزم الجمعية بالتعامل مع البلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ولكنها لا يتعين عليها أن تتماهى مع رغبات مقدم البلاغ.

أولاً/ تمهيد

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات  بقرى الملحاء والمخلاف، وتشمل أعضاء مجلس الإدارة، والمسؤولين التنفيذيين، والموظفين المستشارين، والمتطوعين، المحافظة على خصوصية بيانات المانحين  والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد الا في نطاق ضيق جداً حسبما توضحه هذه السياسة في الفقرات التالية، كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة.

ثانياً/ نطاق السياسة

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة، أو مسؤولين تنفيذيين، او موظفين، أو متطوعين، أو مشاركين، بصرف النظر عن اختصاصهم في الجمعية.

ثالثاً/ البيانات

تشمل البيانات: البيانات العامة، أو الخاصة، مثل البيانات الشخصية، أو البريد الإلكتروني، أو المراسلات، أو أي بيانات تقدم للجمعية، سواء من المتطوعين أو المانحين أو المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

رابعاً/ الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية، أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني، حيث تضمن الجمعية ما يلي:

1. التعامل مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة مالم يوافقوا على النشر.
2. لن تقوم الجمعية ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.
3. لن ترسل الجمعية أي رسائل بريد الكتروني أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة أخرى دون إذنهم.
4. أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الالكتروني، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو الكترونية.
5. أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للموقع الالكتروني

خامساً/ نموذج سياسة خصوصية البيانات الالكترونية

نشكرك أخي الزائر الكريم على زيارتك لموقع الجمعية على الانترنت ونتعهد لك بالمحافظة على خصوصية بياناتك التي تزودنا بها من خلال الموقع كما نلتزم لك بتوضيح سياستنا المتعلقة بخصوص بياناتك وهي كما يلي:

1. من حقك معرفة كيفية استخدام البيانات التي تشاركها مع موقعنا الالكتروني.
2. نلتزم بحماية حقوق جميع زوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات هذه للإفصاح عن النهج الذي نتبعه في جمع البيانات ونشرها على هذا الموقع.
3. نؤكد لك أن حقوقك تشكل لنا أولوية لدينا، وسوف لن تستخدم تلك البيانات الا بالطريقة الملائمة للحفاظ على خصوصيتك.
4. نؤكد لك أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية.
5. لا نقوم نهائياً بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم، وبعد موافقته على ذلك.
6. لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي.
7. قد تستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبيانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين، كما تمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرع لمشاريع الجمعية وأعمالها الخيرية، أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والاعمال الخيرية التي تتقدم بها الجمعية، حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك والاجابة على استفساراتك وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.
8. لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، مالم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تستخدم للأغراض الاحصائية والتنموية، دون أن تكون هناك إشارة للمستخدم.
9. في الحالات الطبيعية يتم التعامل مع البيانات بصورة آلية الكترونية من خلال التطبيقات والبرامج المحددة لذلك دون أن يلزم ذلك مشاركة الموظفين واطلاعهم على تلك البيانات.
10. في الحالات الاستثنائية بالتحقيقات والقضايا قد يطلع موظفو الجهات الرقابية ومن يلزم للاطلاع على ذلك خصوصاً للنظام وإقرار الجهات القضائية.
11. تنطبق هذه السياسة على كافة الخدمات والتعاملات التي يتم اجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتم فيها النص على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية فتكون لها سياسات متصلة.
12. قد يحتوي الموقع على روابط الكترونية لمواقع أخرى قد تستخدم طرقا لحماية البيانات والخصوصية لها، تختلف عن سياستنا فنحن غير       مسؤولين عن محتويات وطرق خصوصية تلك المواقع.
13. في كل الأحوال لن نقوم بالبيع والمتاجرة ببياناتك لمصلحة طرف ثالث خارج هذا الموقع وسنحافظ في كل الأوقات على خصوصية بياناتك الشخصية التي تحصلنا عليها وعلى سريتها.
14. نظرا للتطور الهائل في مجال التقنية والتغير في نطاق قوانينها المتعلقة بالمجال الالكتروني، فالموقع يحتفظ بالحق في تعديل بنود سياسته هذه وشروطها في أي وقت يراه ملائماً ويتم الإخطار بالتعديل من خلال الموقع.
15. للحفاظ على البيانات الشخصية للمتعاملين يتم التخزين الالكتروني للبيانات الشخصية والمراسلات باستخدام التقنيات الآمنة.
16. يمكنك التواصل معنا دائماً للإجابة عن استفساراتك بخصوص هذه السياسة من خلال وسائل التواصل الموضحة بموقعنا الالكتروني.

أولاً/ تمهيد

تعد سياسة الاشتباه بعمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الاموال ولائحته التنفيذية.

ثانياً/ النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية بالجمعية.

ثالثاً/ البيان

مؤشرات قد تدل على ارتباط عميل بغسيل أموال وجرائم تمويل إرهاب:

1. إبداء العميل باهتمام غير عادي بشأن الالتزام بمتطلبات مكافحة غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب وخاصة المتعلقة بهوية ونوع المخالفة.
2. رفض العميل تقديم بيانات عنه أو توضيح مصدر أمواله وأحواله.
3. رغبة العميل في صفقات غير واضحة من حيث غرضها القانوني أو الاقتصادي أو عدم انسجامها مع استراتيجية الاستثمار المعلنة.
4. محاولة العميل تزويد الجمعية بمعلومات غير صحيحة أو مضللة تتعلق بهويته أو مصدر أمواله.
5. علم الجمعية بتورط العميل في أنشطة غسل أموال أو جرائم تمويل إرهاب أو أي مخالفات جنائية أو تنظيمية.
6. إبداء العميل عدم الاهتمام بالمخاطر والعمولات أو أي مصاريف أخرى.
7. اشتباه الجمعية في أن العميل وكيل للعمل عن موكل مجهول وتردده وامتناعه دون أسباب منطقية عن معلومات ذلك الشخص أو هويته.
8. صعوبة تقديم العميل وصف لطبيعة عمله أو عدم معرفة أنشطته بشكل عام.
9. رضا العميل باستثمار طويل الأجل وبعد مدة وجيزة يقوم بطلب إنهاء الاستثمار وتحويل العائد إلى الحساب.
10. وجود اختلاف كبير بين أنشطة العميل والممارسات العادية.
11. طلب العميل من الجهة تحويل الاموال المستحقة لطرف آخر ومحاولة عدم تزويد الجهة باي معلومات عن الجهة المحول لها.
12. محاولة العميل تغيير الصفقة أو إلغائها بعد تبليغه بمتطلبات تدقيق المعلومات وحفظ السجلات من الجهة.
13. علم الجهة أن الأموال إيرادات من مصادر غير شرعية.
14. انتماء العميل لمنظمة غير معروفة أو معروفة بنشاط محظور.
15. ظهور علامات البذخ عليه وعلى عائلته بشكل مبالغ فيه بما لا يتناسب مع وضعه الاقتصادي.

رابعاً/ المسؤوليات

تنطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية على جميع العاملين الذين يعملون تحت إشرافها، وعليهم الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسيل الأموال ولا سيما هذه السياسة والالتزام بما ورد فيها، وستقوم إدارة الجمعية بالتبليغ فوراً للجهات المختصة فور اشتباهها وفق ما جاء بهذه السياسة.

خامساً/ السياسات والتطبيقات

1. اذا اشتبهت الجمعية أو إذا توافرت لديها أسباب معقولة للاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل متحصلات جريمة أو في ارتباطها أو علاقتها بعمليات غسل الأموال أو أن التبرعات للجمعية بها غرض التمويه بأنها متحصلة من غسيل أموال, أن تلتزم بإبلاغ الإدارة العامة للتحريات المالية فوراً وبشكل مباشر وتزويدها بتقرير مفصل يتضمن جميع البيانات والمعلومات المتوافرة لديها عن تلك العملية والأطراف ذات الصلة، والاستجابة لكل ما تطلبه الإدارة العامة للتحريات المالية من معلومات اضافية.
2. يحظر على الجمعية, أو رئيسها أو أعضاء مجالس إدارتها أو أعضاء إدارتها التنفيذية أو الإشرافية أو العاملين فيها تنبيه العميل أو أي شخص آخر بأن تقريراً بموجب النظام أو معلومات متعلقة بذلك قد قدمت أو سوف تقدم إلى الإدارة العامة للتحريات المالية أو أن تحقيقاً جنائياً جار أو قد أجري ولا يشمل ذلك عمليات الإفصاح أو الاتصال بين المديرين والعاملين أو عمليات الاتصال مع المحامين أو السلطات المختصة.
3. لا يترتب على الجمعية وأي من مديريها أو أعضاء مجالس إدارتها أو أعضاء إدارتها التنفيذية أو الإشرافية أو العاملين فيها, أي مسؤولية تجاه المبلغ عنه عند إبلاغ الإدارة العامة للتحريات المالية أو تقديم معلومات لها بحسن نية.
4. على كل موظف يعمل في الجمعية أو متطوع بها الالتزام بسرية المعلومات التي يطلع عليها ضمن نطاق أداء واجباته حتى بعد انتهاء مسؤولياته.

سادساً/ العمليات والاجراءات

على الجمعية ممثلة في الإدارات ذات العلاقة القيام بالآتي:

1. مراقبة المعاملات والوثائق والبيانات وفحصها بشكل مستمر لضمان توافقها مع ما لديها من معلومات عن المتبرع وأنشطته التجارية والمخاطر التي يمثلها, وعن مصادر أمواله عند الحاجة.
2. تدقيق جميع المعاملات التي تكون معقدة وكبيرة بشكل غير عادي وكذلك أي نمط غير اعتيادي للمعاملات التي لا يكون غرض التبرع فيها واضحاً.
3. الاحتفاظ بسجلات الفحص مدة عشر سنوات, وإتاحتها للسلطات المختصة عند الطلب.

سابعاً/  المراقبة

تخضع الجمعية للإجراءات التي تتخذها الجهات الرقابية في الدولة لأدائها لمهماتها، ومنها:

1. جمع المعلومات والبيانات من الجمعية وتطبيق الإجراءات الإشرافية المناسبة بما في ذلك إجراءات عمليات الفحص الميداني والمكتبي.
2. إلزام الجمعية بتوفير أي معلومة تراها الجهة الرقابية ملائمة للقيام بوظائفها, والحصول على نسخ للمستندات والملفات أياً كانت طريقة تخزينها وأينما كانت مخزنة.
3. إصدار تعليمات أو قواعد أو إرشادات أو أي أدوات أخرى للجمعية تنفيذاً لأحكام النظام.
4. وضع إجراءات النزاهة الملائمة وتطبيقها على كل من يسعى إلى المشاركة في إدارة الجمعية أو الإشراف عليها أو العمل أو التطوع فيها.
5. الاحتفاظ بإحصاءات عن التدابير المتخذة والعقوبات المفروضة.

ثامناً/ التبليغ

1. تلتزم الجمعية بالتبليغ عن كل معاملة يشتبه بها أن لها علاقة بغسيل الأموال إلى الجهات المختصة بالدولة على أن تكون المعلومات والمستندات والأدلة كافية بها.
2. لا يجوز التكتم بأي حالة اشتباه أو التأخر في التبليغ عنها اذا اقترنت الجريمة بأي من الآتي:
   • أ‌- ارتكابها من خلال جماعة إجرامية منظمة.
   • ب‌- استخدام العنف أو الأسلحة.
   • ت‌- اتصالها بوظيفة عامة يشغلها الجاني، أو ارتكابها باستغلال السلطة أو النفوذ.
   • ث‌- الاتجار بالبشر.

أولاً/ تمهيد

من خلال المتغيرات في مختلف المجالات ساهم ذلك في بروز بيئة مليئة بالخطر توجب على جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف العمل على ضرورة تجنب المخاطر التي قد تواجهنا والسيطرة عليها لذا جاءت هذه السياسة.

ثانياً/ الغرض من هذه السياسة

• تفسير سياسة الجمعية في إدارة المخاطر وتوثيق أدوار ومسؤوليات الأطراف ذات العلاقة.
• تعتبر سياسة إدارة المخاطر جزء من مهام الرقابة الداخلية.
• تصنف هذه السياسة دور إدارة المخاطر في نظام الرقابة الداخلية وتحديد إجراءات التقارير الرئيسية وتشرح الإجراءات التي سيتم اتخاذها من أجل تقييم فعالية إجراءات الرقابة الداخلية بالجمعية.

ثالثاً/ تعريف الخطر وإدارة المخاطر

• يعرف الخطر بأنه أي شيء يعيق تحقيق الجمعية لأهدافها أو هو ربط بين احتمال وقوع حدث والأثار المترتبة على حدوثه
• تعد إدارة المخاطر أمراً ضرورياً لاستمرار ونمو الجمعية بما يتوافق مع أهدافها الاستراتيجية وليس إجراءً الغرض منه فقط تجنب المخاطر وفي حالة فعاليته فإنه يمكّن الجمعية من النمو والاستقرار وتحقيق أهدافها الاستراتيجية بأعلى المعايير.

رابعاً/ علاقة إدارة المخاطر بالرقابة الداخلية

تعد سياسة إدارة المخاطر جزء من نظام الرقابة الداخلية بالجمعية والذي يحتوي على عناصر تتضمن طريقة سليمة لتشغيل الجمعية وتحسين أدائها في كافة الجوانب المالية والإدارية تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة مثل:

• الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات.
• خطة الجمعية وميزانيتها.
• سجلات المخاطر العامة.

خامساً: لجنة المخاطر ومهامها

المعنى بتطبيق هذه السياسة هي لجنة الرقابة الداخلية التي تشكل بقرار من مجلس الإدارة.

سادساً/ مجموعة المخاطر التي تواجه الجمعية

• الخطر في تحديد المشاريع والخطط التشغيلية وعدم إمكانية تنفيذ جزء منها بسبب عدم توفر المقدرة المالية وبالتالي يخل بتطبيق الخطة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.
• عدم وجود مصدر دخل ثابت لعمل الخطط بناءً عليه.
• عدم توفر الكادر الوظيفي المدرب.
• الاستغناء عن بعض الوظائف لعدم توفر الموارد.
• التأخر في الحصول على التراخيص لتنفيذ البرامج.
• قلة عدد الموظفين.
• عدم استمرار المتطوعين في إنجاز مهامهم وانقطاعهم أثناء التنفيذ.

سابعاً/ آلية عمل إدارة المخاطر

• رصد المخاطر التي تواجه الجمعية.
• تصنيف هذه المخاطر ومحاولة الحد منها.
• التعامل المستمر مع هذه المخاطر.
• عقد الاجتماعات الدورية لمناقشتها والبحث عن الحلول لها.
• رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة لمشاركته في الحد من هذه المخاطر.