الإدارة التنفيذية

طبيعة العمل بشكل مختصر

التخطيط والمتابعة لأعمال الجمعية والعمل على تحقيق أهدافها وتنمية مواردها وتنفيذ خطتها التشغيلية وإبراز نشاطها للمجتمع وعقد الشراكات وتمكين التطوع.

الارتباط الإداري

رئيس مجلس الإدارة

المهارات المطلوبة

• تحمل ضغوط العمل.
• التواصل الفعال.
• القدرة على ممارسة وظائف الإدارة (التخطيط، المتابعة، التنظيم، الرقابة والاشراف).

المهام الوظيفية

• رسم خطط الجمعية وفق مستوياتها انطلاقاً من السياسة العامة وأهدافها ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
• رسم أسس ومعايير لحوكمة الجمعية لا تتعارض مع أحكام النظام واللائحة التنفيذية واللائحة الأساسية للجمعية والإشراف على تنفيذها ومراقبة مدى فاعليتها بعد اعتمادها.
• إعداد اللوائح الإجرائية والتنظيمية اللازمة التي تضمن قيام الجمعية بأعمالها وتحقيق أهدافها ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
• تنفيذ أنظمة الجمعية ولوائحها وقراراتها وتعليماتها.
• تحديد احتياجات الجمعية من البرامج والمشروعات والموارد والتجهيزات اللازمة ومتابعة توفيرها.
• اقتراح قواعد استثمار الفائض من أموال الجمعية وأليات تفعيلها.
• رسم وتنفيذ الخطط والبرامج التطويرية والتدريبية التي تنعكس على تحسين أداء منسوبي الجمعية

وتطويره وتحفيز العاملين والإشراف على تطوير قدراتهم وتحسين ولائهم للجمعية والإشراف المباشر على جميع الإدارات.

• رسم سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع المستفيدين من خدمات الجمعية وتضمن تقديم العناية اللازمة لهم، والإعلان عنها بعد اعتمادها.
• تزويد الوزارة بالبيانات والمعلومات عن الجمعية وفق النماذج المعتمدة من الوزارة والتعاون في إعداد التقارير التبعية والسنوية بعد عرضها على مجلس الإدارة واعتمادها، وتحديث بيانات الجمعية بصفة دورية.
• الرفع يترشيح أسماء كبار الموظفين في الجمعية لمجلس الإدارة مع تحديد صلاحياتهم ومسؤولياتهم للاعتماد.
• الارتقاء بخدمات الجمعية كافة.
• متابعة سير أعمال الجمعية ووضع مؤشرات قياس الأداء والإنجازات فيها على مستوى الخطط والموارد والتحقق من اتجاهها نحو الأهداف ومعالجة المشكلات وإيجاد الحلول لها
• إعداد التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية للجمعية وفقا للمعايير المعتبرة تمهيداً لاعتمادها.
• إعداد التقويم الوظيفي للعاملين في الجمعية ورفعه لاعتماده.
• إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل في الجمعية.
• تولي أمانة مجلس الإدارة وإعداد جدول أعمال اجتماعاته وكتابة محاضر الجلسات والعمل على تنفيذ القرارات الصادرة عنه
• الإشراف على الأنشطة والمناسبات التي تقوم بها الجمعية كافة.
• إعداد التقارير الدورية لأعمال الجمعية كافة توضح الإنجازات والمعوقات وسبل علاجها وتقديمها لمجلس الإدارة لاعتمادها.
• العمل على إقامة الشراكات الفعالة التي تدعم الجمعية.
• الاجتماع الدوري مع مجلس الإدارة.
• تنفيذ الخطة التشغيلية للجمعية.
• العمل على إكمال التحول الالكتروني للجمعية في جميع أعمالها.
• قيادة الجمعية نحو تطبيق معايير الجودة.
• الصرف من الميزانية حسب مصفوفة العلاقات.
• عقد الاجتماعات لمنسوبي الجمعية.
• متابعة تأمين الموارد اللازمة للأقسام لتنفيذ نشاطاتهم.
• الإشراف على حضور وانصراف العاملين والرفع بالغياب والتأخير واتخاذ اللازم ومنح العاملين إجازاتهم وفق خطة سنوية.
• أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مجلس الإدارة في مجال اختصاصه.

• الوصف الوظيفي: المدير التنفيذي

طبيعة العمل بشكل مختصر

يتولى التحقيق وصحة تطبيق السياسات والأنظمة والإجراءات المتبعة في كافة الإدارات والتأكد من فاعلية العمل، ومراجعة وتدقيق صحة العمليات المالية والإدارية، وإطلاع المجلس على نتائج عمليات التدقيق.

الارتباط الإداري

مجلس الإدارة

المهارات المطلوبة

• فهم استراتيجيات الجمعية وأهدافها ورؤيتها ورسالتها والعمل على تطبيقها.
• متابعة تطبيق المعايير المالية.
• التأكد من تنفيذ السياسات والإجراءات المالية والإدارية المعتمدة في الجمعية ورفع تقارير بذلك إلى لجنة الرقابة.
• إعداد وتطبيق برامج التدقيق الداخلي من الناحية المالية والإدارية في جميع أنشطة الجمعية وموجوداتها.
• القيام بأعمال المراجعات المالية التفصيلية كتدقيق السجلات والعقود ومراجعة ترحيل الحسابات والإبلاغ عن الانحرافات وتقديم تقارير بهذا الخصوص إلى مجلس الإدارة.
• تطوير أنظمة الرقابة وإدخال وسائل الضبط الإداري في الجمعية.
• متابعة كافة العقود والاتفاقيات والالتزامات بالتعاون مع الأمين العام للتأكد من أنها ضمن نطاق اللوائح والأنظمة القانونية.
• التأكد من إلزام أصحاب الصلاحية بالصلاحيات المالية والإدارية المعطاة لهم وعدم تجاوزها.
• التأكد من صحة طلبات الشراء والعقود وجميع المستندات التي تربط الجمعية بغيرها.
• التأكد من أن الموجودات الثابتة ما زالت في الخدمة وأن المسحوب منها يعالج بالطريقة المناسبة.
• التأكد من تطبيق متطلبات السلامة بالجمعية.

• الوصف الوظيفي: المراجع الداخلي

طبيعة العمل بشكل مختصر

يقوم شاغل هذه الوظيفة بتطبيق النظام المحاسبي والتأكد من دقة وصحة سير دورة المستندات المالية وإعداد الحسابات المالية وإصدار التقارير المالية الدورية والسنوية وضبط الموارد والمصروفات والتأكد من استخدامها الاستخدام الأمثل.

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي

المهارات المطلوبة

• متابعة وتنفيذ الأنشطة المرتبطة بالعمليات المحاسبية والمشاركة في تطوير وحفظ مستندات الجمعية.
• إعداد مستندات الصرف والتعديلات التي تجري عليها وتدقيقها ومطابقتها مع حسابات الجمعية حسب اللوائح والأنظمة.
• توفير جميع المعلومات المرتبطة بالعمليات المالية لإعداد الرد على تقرير المدقق المالي وفق الإجراءات المعتمدة.
• إعداد الإجراءات المرتبطة بالاستحقاقات وعمليات الصرف والاعتماد المالية والعقود.
• إعداد مستندات الصرف والتعديلات التي تجري عليها ودقة المطابقة الشهرية لحسابات الجمعية حسب اللوائح والأنظمة.
• عمل مسيرات الرواتب واعتمادها وصرفها.
• إعداد الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية.
• إقفال القيود الشهرية ورفعها للمدير التنفيذي.
• إعداد التقارير الربعية ورفعها.
• متابعة رسوم اشتراك أعضاء الجمعية العمومية.
• القيام بعمل جميع سندات القبض الخاصة بالجمعية والتأكد من سلامة استخدامها وتسلسل أرقامها والاحتفاظ بأصول الفواتير والإيصالات المالية.
• استخراج كشوفات شهرية بالإيرادات والمصروفات.
• إصدار سندات الصرف وتجهيز الشيكات بعد التأكد من صحة المستندات المرفقة ومتابعة التواقيع اللازمة وفق الصلاحيات.

• الوصف الوظيفي: المحاسب

طبيعة العمل بشكل مختصر

التخطيط والتنفيذ ومتابعة الأعمال السكرتارية وتنظيم الملفات وطباعة المستندات الإدارية والقرارات والخطابات والتقارير وجميع المواضيع ذات العلاقة.

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة

• إنجاز كافة الأعمال المكتبية الخاصة بالخطابات الواردة والصادرة والتأكد من وصولها وتسليمها والرد عليها.
• كتابة وتوثيق محاضر الاجتماعات المختلفة (عدا محضر اجتماع مجلس الإدارة).
• القيام بأعمال الاتصال واستقبال المكالمات.
• حفظ الملفات بالجمعية وأرشفتها حسب الأصول المتبعة.
• إعداد التقارير للداعمين.
• طباعة إعلانات الأنشطة المختلفة.
• الرفع بمتطلبات العمل والصيانة للمدير التنفيذي.
• الإشراف على كافة أصول الجمعية والتأكد من صيانتها سواء كانت صيانة ..... أو صيانة ....
• متابعة ملفات الحوكمة ووضع المحاضر بها بصفة مستمرة.
• متابعة البريد الالكتروني ومتابعة الرد على ما يحتاج إلى رد.
• متابعة دليل أرقام الهواتف العامة والخاصة والتي تهم الجمعية والردود الالكترونية للجهات التي تتعامل معها الجمعية.
• القيام بجميع المراسلات الداخلية والخارجية سواء بالبريد الالكتروني أو بالبريد العادي.

• الوصف الوظيفي: السكرتير

طبيعة العمل بشكل مختصر

ضمان توفير نظام متكامل للمعلومات يساعد على حفظ وتشغيل واسترجاع المعلومات وتوفير البيانات اللازمة للإدارة والمتابعة والتقييم واتخاذ القرارات والعمل على رفع كفاءة البنية الأساسية للنظام للوفاء باحتياجات الجمعية

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة

• دراسة احتياجات الجمعية لتطوير العمل التقني بها ووضع الخطط اللازمة لذلك.
• متابعة تشغيل النظم التقنية وتقييم كفاءتها والإشراف على تحليل احتياجات الجمعية لهذه الأنظمة.
• متابعة كفاءة عمل أجهزة الحاسب الآلي وشبكة المعلومات وأجهزة الطباعة وصيانتها.
• تقديم الدعم الفني اللازم لمستخدمي الأنظمة التقنية.
• إعداد تقرير شهري عن أنشطة الجمعية وإرساله لمن يهمه الأمر.
• التسجيل والمونتاج للبرامج التي تنفذها الجمعية.
• الإشراف على تأمين المعلومات المحفوظة بانتظام وضمان سلامتها وتخزينها وكفاءتها.
• إعداد تقارير البرامج المرئية والمكتوبة إضافة إلى التقرير السنوي.
• متابعة تقارير البرامج والتأكد من إدخالها من قبل المنفذين أولاً بأول.

• الوصف الوظيفي: المسؤول التقني

مسؤول التطوع

طبيعة العمل بشكل مختصر

تخطيط البرامج والفرص التطوعية وإدارتها وتنفيذها بشكل أمثل.

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة

• حصر الفرص التطوعية على ضوء الخطة التشغيلية للجمعية.
• تقييم المتطوعين.
• استقطاب المتطوعين والعناية بهم.
• المشاركة في تهيئة وتدريب المتطوعين.
• إدخال الفرص التطوعية في المنصات الالكترونية الخاصة بذلك.
• تكوين قاعدة بيانات بالمتطوعين.
• منع التضارب والازدواجية في العمل التطوعي والحيلولة دون وقوع المتطوع في الإحباط بسبب عدم تناغم الأعمال التطوعية مع رغباته وتطلعاته وعدم تحميل المتطوع فوق طاقته.
• إحاطة المتطوع بأهداف وتطلعات الجمعية.

• الوصف الوظيفي: مسؤول التطوع

طبيعة العمل بشكل مختصر

المسؤولية الكاملة عن حسابات الجمعية على جميع شبكات التواصل مع النشر اليومي للأنشطة والفعاليات، ومتابعة ما ينشر عن الجمعية، والعمل على دعم انتشار حسابات الجمعية على الشبكة العنكبوتية.

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة

• إدارة جميع حسابات التواصل الاجتماعي للجمعية.
• إعداد المحتوى بشكل احترافي.
• التأكد من تحديث جميع حسابات الجمعية على شبكات التواصل الاجتماعي.
• الدعم الفني عند الحاجة
• معالجة طلبات واستفسارات الجمهور.
• المتابعة والتفاعل المستمر.
• زيادة شبكة المهتمين والمتابعين لحسابات الجمعية.
• متابعة صفحات الجمعيات الخيرية والمؤسسات المانحة وقادة القطاع غير الربحي بشكل (أسبوعي – شهري – سنوي).
• تعريف ضيوف الجمعية بأقسامها وعرض الوسائط التعريفية على الزوار.
• تعريف الموظفين الجدد بالجمعية وخططها وبرامجها.
• توثيق برامج الجمعية.

• الوصف الوظيفي: مسؤول التواصل الاجتماعي والعلاقات العامة

طبيعة العمل بشكل مختصر

متابعة حركة وصيانة السيارات وصيانة ونظافة مقر العمل ومتابعة كاميرات المراقبة.

الارتباط الإداري

المدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة

• الإشراف على أعمال الحركة والسائقين وتوزيع المهام عليهم.
• الإشراف على صيانة ونظافة السيارات.
• عمل الصيانة الدورية للمركبات والصيانة اللازمة والعرض على المدير التنفيذي بالاحتياجات.
• متابعة تجديد استمارات السيارات وتأمينها وفحصها.
• متابعة أدوات السلامة بالجمعية.
• متابعة نظافة وصيانة المقر والتأكد من قيام عمال الجمعية بعملهم وفق خطة النظافة.
• متابعة كاميرات المراقبة واتخاذ اللازم.
• متابعة إطفاء الأنوار والأجهزة بعد نهاية دوام الجمعية.

• الوصف الوظيفي: مسؤول الخدمات